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Robot process automation
Un robot pour accélérer la clôture comptable

Un projet présenté par Vincent Lefebvre, Henri Houllevigue, Eduardo Hurtado et Roberta Mano

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Vincent Lefebvre

Best Innovators

La RPA (Robot Process Automation) est une technologie d’automatisation de tâches effectuée par des robots logiciels. Ces robots sont programmés pour réaliser des tâches répétitives, nécessitant peu ou pas de prise de décisions complexes, en interagissant avec un ensemble de systèmes hétéroclites. La direction financière de notre filiale brésilienne vient de déployer pour la première fois une solution RPA pour simplifier les opérations de clôture mensuelle. Une application qui permet de fiabiliser et optimiser nos processus comptables.

Automatiser les processus manuels les plus fréquents

Au Brésil, nos équipes comptables et informatiques de la filiale ont estimé que le processus de clôture comptable mensuel était parfaitement adapté à la robotisation, compte tenu du grand nombre d’opérations manuelles de routine et de la perte de temps conséquente ainsi générée : saisies de données dans différentes transactions comptables, recherche d’informations de saisie, retraitement de transactions, etc.

Suite à ce constat, une étude de faisabilité a été réalisée. Pas moins de 25 cas pratiques ont ainsi été développés pour tester les différentes fonctionnalités du robot logiciel : connexion à SAP, exécution des transactions dans l'ordre de la liste, saisie des données de routine en mode test puis en mode production, traitements dans Excel, connexion à Internet pour des données d'entrée (par exemple un taux de change), interaction avec l'utilisateur via Outlook, et enfin enregistrement des résultats dans des répertoires de clôture dédiés.

La simulation a mis en évidence qu’un robot comptable exécutait les transactions requises de façon plus rapide qu’un utilisateur humain, avec un gain direct de deux jours par mois dans le temps de traitement et le processus de clôture, soit une économie financière substantielle chaque année. Ainsi libérées de ces tâches chronophages à faible valeur ajoutée, les équipes comptables peuvent se concentrer sur l’analyse et les contrôles plus complexes. Sans oublier le risque d’erreur inhérent à la réalisation d’opérations de saisie répétitives et routinières, d’autant que le recours à l’intelligence artificielle devrait à terme permettre, dans les prochaines évolutions de l’outil, l’autocorrection pour les erreurs mineures.

Un outil au service d’une filiale en plein développement

Le robot logiciel de la filiale a ainsi été paramétré pour collecter les données des sources d'entrée (tableurs, Internet, etc), lancer les transactions comptables appropriées aux moments requis, créer et stocker les documents Excel, réaliser les contrôles et envoyer des messages à l'utilisateur en cas d'erreur. Soit une aide précieuse pour répondre aux exigences juridiques et fiscales en termes de reporting et de conformité, et donc, in fine, accompagner le développement rapide de nos activités au Brésil.

Déployé en quatre mois seulement, l’architecture du RPA est établie depuis la fin de l’année 2018. L’installation du robot se fera dans le courant 2019 avec la migration à UNISOL, la version augmentée de notre ERP SAP.

Simple et peu coûteuse, cette solution pourrait bientôt être étendue à d'autres tâches administratives, comme le traitement des achats et des factures ou les procédures de mise en conformité fiscale. Certaines de nos filiales ont également déjà fait part de leur intérêt.

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